Chuyển tới nội dung
Giảm thiểu tối đa chi phí nhân sự khi sử dụng dịch vụ trả lương thuê ngoài.

Giảm thiểu tối đa chi phí nhân sự khi sử dụng dịch vụ trả lương thuê ngoài.

05.11.2019

Phần lớn các doanh nghiệp nước ngoài khi mới hoạt động tại Việt Nam thì việc tuân thủ và thực hiện các thủ tục hành chính, nhân sự cho Người lao động trong nước và Người lao động nước ngoài đều mất khá nhiều thời gian và nguồn lực trong việc thực hiện đầy đủ, đúng hạn các thủ tục hành chính nhân sự của doanh nghiệp mà vẫn chưa đủ chính xác tới chi tiết công việc, làm gia tăng chi phí không cần thiết do những tính toán không đúng các con số cần phải nộp tới cơ quan quản lý sở tại.

Với số lượng nhân sự không nhiều nên khi mới thành lập tại Việt Nam, phần lớn khách hàng ưa sử dụng dịch vụ quản trị lương của Vietsourcing HR là các Văn phòng Đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và tại Hà Nội. Về mặt lý thuyết, nhân viên nhân sự nội bộ là một vai trò thiết yếu trong đội ngũ nhân viên của các doanh nghiệp, và chức năng này cũng quan trọng giống như phòng kinh doanh, phòng marketing hay phòng kế toán.

Để vận hành vai trò nhân sự đặc biệt là nhiệm vụ tính lương, đăng ký và kê khai Bảo hiểm xã hội hàng tháng cũng như tính toán khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài thì đây không chỉ đơn thuần là một nghiệp vụ 2 lần một tháng như kế toán, mà còn là nhiệm vụ hàng tuần (thậm chí là hàng ngày nếu doanh nghiệp có sự tăng giảm nhân sự liên tục), là nhiệm vụ dễ gây sai xót về các con số, nhân viên nhân sự tính lương sẽ phải đau đầu với hàng trăm mã số thuế, các quy định của cơ quan thuế về các khoản tính thuế, các quy định về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mà nhân viên nhân sự buộc phải ghi nhớ. Những sai xót này dẫn đến các hậu quả không thiệt hại ngay lập tức về tài chính nhưng nếu xẩy ra thường xuyên thì doanh nghiệp sẽ thiệt hại về nhân sự và về danh tiếng của công ty.

Từ năm 2013, tại Việt Nam, chính phủ đã ban hành nghị định quy định về mức phạt đối với doanh nghiệp kê khai sai thuế là 20% của giá trị khoản thuế phải nộp và mức phạt đối với doanh nghiệp nộp chậm thuế là từ 0.3% - 0.7% một ngày nộp chậm. Tại Mỹ, năm 2013, Sở Thuế vụ đã ban hành 6,8 triệu trường hợp bị phạt, với tổng cộng số tiền phạt lên đến 4,5 tỷ đô la chỉ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân và thuế doanh nghiệp nộp thay cho Người lao động.

Trong hơn 12 năm cung cấp dịch vụ trả lương, dịch vụ hỗ trợ thủ tục đăng ký và kê khai Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm Thất nghiệp, Vietsourcing HR đã thống kê được những lỗi mà bộ phận kế toán, nhân sự của doanh nghiệp thường hay mắc phải khi tham gia đăng ký các thủ tục bảo hiểm cho người lao động như sau đây:

  1. Nhập thông tin sai (Ghi chép) của Người Lao động trên Sổ Bảo hiểm xã hội: Đây là lỗi phổ biến nhất của bộ phận nhân sự, khi mắc phải lỗi này mà Người lao động không tự phát hiện ra, khi đó, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các thủ tục sửa và đính chính tới cơ quan Bảo hiểm Xã hội về các thông tin bị sai, bao gồm cả việc chứng thực của các cơ quan chức năng có liên quan (Ví dụ: sai thông tin Chứng minh nhân dân, sai giới tính, sai địa chỉ hộ khẩu…)
  2. Tính toán lương nhầmhệ bậc trên hệ thống lương đăng ký và kê khai, dẫn đến việc sai số của các mức đóng Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong nhiều năm, do số liệu chênh lệch không lớn, khiến bộ phận nhân sự dễ dàng cho qua và khi cộng dồn nhiều năm thì số tiền của Người Lao động bị trừ lớn hơn nhiều lần.
  3. Bỏ sót những trường hợp ốm đau,hướng dẫn người lao động không cẩn thận khi khám chữa bệnh để hưởng bảo hiểm y tế, dẫn đến thiệt thòi về quyền lợi cho Người Lao động trong khi Người sử dụng lao động vẫn thực hiện nghiã vụ đóng Bảo hiểm cho nhân viên đúng theo luật định.
  4. Làm thất lạc sổ Bảo hiểm của Người lao động do nhân viên phòng Hành chính Nhân sự, phòng Kế toán bất cẩn hoặc nghỉ việc mà không bàn giao, việc thất lạc này dẫn đến hậu quả rất nghiêm trọng, người lao động bị thất lạc sổ Bảo hiểm xã hội sẽ phải tự mình đi xin chứng thực lại ở tất cả các cơ quan BHXH mà doanh nghiệp cũ mình từng làm.
  5. Tính toán Bảo hiểm nhầm các khoản phải nộp theo nghiã vụ của Công ty tới cơ quan BHXH, BHYT dẫn đến thất thoát và lãng phí tài chính của Công ty cũng như bị giảm thu nhập của Ngừoi lao động một cách không hợp lý.
  6. Chậm nộp Bảo hiểm xã hộitheo quy định, dẫn đến việc doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và phải nộp mức phạt do chậm nộp phí lên đến 20% của số tiền Bảo hiểm xã hội doanh nghiệp nộp chậm đồng thời, phải trả khoản lãi suất do chậm nộp theo ngày, gấp 2 lần mức lãi suất tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn 9 tháng.

Trên đây chỉ là một vài lỗi mà dịch vụ trả lương và hỗ trợ tuân thủ pháp luật lao động của Vietsourcing HR có thể giúp khách hàng giảm thiểu các rủi ro và các chi phí không cần thiết. Mặc dù, một số doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tuyển dụng 1 chuyên viên nhân sự để chuyên trách việc trả lương, nhưng có một số lợi ích mà doanh nghiệp tham khảo để quyết định lựa chọn thuê ngoài dịch vụ trả lương, dịch vụ tính lương và hỗ trợ tuân thủ pháp luật lao động như sau thông qua các công ty cung cấp dịch vụ nhân sự uy tín tại Việt Nam, để có được những lợi ích như sau:

  1. Tiết kiệm chi phí:Chi phí để thuê 1 Trưởng phòng Nhân sự và 2 nhân viên trực thuộc sẽ cao hơn rất nhiều nếu thuê ngoài một đơn vị thực hiện dịch vụ trả lương chuyên nghiệp, chỉ với mức phí dao động từ 5.000.000 đồng cho đến 20.000.000 đồng/ tháng và không phải lo đến việc bàn giao giữa các nhân sự khi họ nghỉ việc.
  2. Giảm thiểu rủi ro: Do công ty cung cấp dịch vụ trả lương có đội ngũ nhân viên chuyên môn vững, kinh nghiệm lâu năm làm việc với các cơ quan quản lý cũng như khả năng thực hiện tính toán chính xác, sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro một cách tối đa nhất khi cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cao.
  3. Tăng tính bảo mật và an toàn dữ liệu:Có một vài rủi ro khá lớn khi nhân viên của doanh nghiệp tự tính lương, có rất nhiều trường hợp bất cẩn đẫn đến việc rò rỉ thông tin cá nhân của nhân sự, hoặc cũng có trường hợp giả mạo hồ sơ để trục lợi cá nhân hay tham ô. Nhìn một cách tương đối, thuê ngoài dịch vụ trả lương, tính lương là an toàn hơn do Vietsourcing HR sử dụng hệ thống máy chủ từ xa để lưu trữ dữ liệu, tránh cho việc dữ liệu của doanh nghiệp bị đánh cắp.
  4. Đảm bảo Tuân thủ pháp luật lao động hiện hành: Khi mới thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, đa số lãnh đạo của các doanh nghiệp đều chưa am hiểu về các quy định của Luật lao động Việt Nam hiện hành và không phải nhân viên nào cũng là chuyên gia trong lĩnh vực phức tạp của các quy định về thuế, về sử dụng lao động của chính phủ. Vietsourcing HR sẽ giúp cho các doanh nghiệp có văn phòng đại diện mới thành lập tại Việt Nam hoàn thành đúng nghĩa vụ theo luật khi sử dụng lao động tại Việt Nam, tránh cho doanh nghiệp mắc phải sai lầm dẫn đến việc vi phạm và bị phạt một cách tốn kém cũng như phải chịu các trách nhiệm pháp lý khác.

Bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ quản trị lương, trả lương, tính toán lương, kê khai và quyết toán thuế Thu nhập cá nhân, Vietsourcing HR còn tư vấn thêm cho khách hàng cách phân bổ chi phí sao cho đúng luật và hợp lý đối với thu nhập của Người lao động. Vietsourcing HR có văn phòng ở cả 2 thành phố lớn Hà Nội & TP Hồ Chí Minh với đội ngũ nhân sự dày dặn chuyên môn, am hiểu sâu về luật thuế, luật lao động và kinh nghiệm làm việc với các cơ quan quản lý thuế và BHXH tại Việt Nam. 

Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và tìm hiểu thêm về dịch vụ:
Hotline: 0866 988 444 | Email: info@vietsourcinghr.com

Bài viết khác