5 kỹ năng quản trị không thể thiếu của người quản lý nhân sự

Khi bạn thêm vào hồ sơ của mình kỹ năng này, không có nghĩa bạn chỉ cần đối xử tốt với mọi người hoặc có trí tuệ cảm xúc cao hơn hẳn những người khác. Bạn cần nhiều hơn thế! 

Kỹ năng quản trị nhân sự yêu cầu mỗi cá nhân phải có một trí tuệ cảm xúc minh mẫn, nhưng họ cũng có thể học được các chiến thuật dựa vào việc xây dựng các mối quan hệ như một người quản lý chứ không phải tài năng bẩm sinh.

Những mối quan hệ này sẽ như là một tài xế lái chuyến xe sự nghiệp của bạn. Chúng sẽ cho phép những đồng nghiệp cấp dưới cảm thấy sự động viên, hỗ trợ, thúc đẩy bản thân và bạn luôn cùng họ giải quyết các thách thức mới. Sự khác biệt giữa một nhà quản lý tốt và một nhà quản lý tuyệt vời đó chính là nhà quản lý tuyệt vời sẽ phát triển các kỹ năng quản trị nhân sự của họ cốt để chính họ có thể khuyến khích cấp dưới làm việc đạt hiệu quả cao nhất.

Một nhà quản lý giỏi cần phải kết hợp nhuần nhuyễn các kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng chuyên môn và cả kỹ năng lãnh đạo. 5 kỹ năng quản trị nhân sự trong bài báo này sẽ giúp bất kỳ nhà quản lý nào phát triển mối quan hệ của họ đối với đồng nghiệp và đội nhóm làm việc. Sau đây sẽ là một số mẹo – đôi khi sẽ hơi trực quan – để tự bạn có thể phát triển các kỹ năng này cho riêng mình. 

01. Thể hiện sự tin tưởng

Thể hiện và nói với nhân viên của bạn rằng bạn tin tưởng ở họ là cách tốt nhất để trao quyển cho cấp dưới. Trong thực tế, đó là cách duy nhất khiến nhân viên của bạn phát triển và trở nên tự tin hơn khi đón nhận các thử thách. Xây dựng lòng tin là một chiến lược lâu dài và bắt buộc phải xây dựng theo lộ trình thời gian. Điều này cũng có nghĩa là:  

• Giữ lời hứa với nhân viên. Giống như cậu bé chăn cừu hay nói dối  trong câu chuyện ngụ ngôn của Aesop, bạn sẽ mất lòng tin của nhân viên nếu bạn cứ tiếp tục nói với họ những điều chẳng bao giờ thành hiện thực. Hãy thực lòng với nhân viên của mình, hãy thắng thẳn trao đổi với họ và để họ biết bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ họ đạt được mục tiêu cá nhân của họ trong công việc.
• Hãy để nhân viên có không gian và thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Chẳng có người quản lý chuyên nghiệp nào lại hét vào tai nhân viên của mình rằng: “Tôi không tin anh” và kiểm tra tiến độ làm việc “mỗi” giờ cả. Nếu nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ đó, hãy để cho họ làm một cách thoải mái nhất. Nếu họ cần sự giúp đỡ, hãy chỉ dẫn và đưa lời khuyên chứ đừng cố quản lý từng tiểu tiết.  
• Hỗ trợ nhân viên khi họ có khó khăn. Khi một nhân viên muốn thử thách bản thân họ và nhận một dự án mới, đề xuất ý tưởng hoặc muốn học hỏi thêm các kỹ năng khác, hãy giúp họ thực hiện. Điều này thể hiện rằng bạn tin tưởng vào khả năng và các ý tưởng của họ. 
• Hãy giải thích các quyết định và đánh giá của mình. Việc giữ bí mật các quyết định của mình chỉ làm xói mòn niềm tin của nhân viên mà thôi. Điều này còn khiến bạn trở nên độc tài và độc đoán trong mắt nhân viên. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc giao tiếp, chia sẻ với nhân viên của mình để xây dựng lòng tin và giải quyết minh bạch mọi vấn đề.  
• Lòng tin không đến trong một sớm một chiều. Lòng tin là thứ bạn phải xây dựng lâu dài – như đã đề cập ở trên và đó còn có nghĩa là bạn phải liên tục chứng minh là mình tôn trọng nhân viên cũng như tin tưởng vào khả năng của họ.

02. Trao lòng trung thực

Một trong những kỹ năng quản trị nhân sự quan trọng chính là khả năng truyền đạt những phản hồi hữu ích và tích cực cho nhân viên. Bạn cần phải thắng thắn với họ và họ sẽ muốn lắng nghe ý kiến nhận xét từ những nhà quản lý của mình – dĩ nhiên là bạn không được tỏ ra gay gắt nhé.

Thật không may là có một luồng tư tưởng cho rằng cách tốt nhất để đưa ra các nhận xét chính là phải thực sự và thực tế - nhiều khi thực tế đến tàn nhẫn, tuy nhiên điều này chỉ khiến tâm trạng của người nghe (chính là nhân viên của bạn) bị tuột dốc chứ chẳng hề khiến họ cảm thấy cần cố gắng, cần cải thiện. Thay vào đó, hãy truyền đạt những lời nhận xét chưa tốt lắm về họ theo cách nhẹ nhàng, tích cực nhất để họ cảm thấy cần thay đổi, cảm thấy được hỗ trợ và sẵn sàng cải thiện mình chứ đừng khiến họ cảm thấy bị xúc phạm.

“Thô lỗ không có nghĩa là trung thực và đồng cảm thì không có nghĩa là hạ thấp bản thân. Đôi khi, nhà quản lý rất cần phải truyền đạt những chỉ trích một cách tôn trọng và thực tế.” – Dave Feldman, Phó Giám đốc của công ty Heap (công ty chuyên phân tích dữ liệu) chia sẻ. Nếu bạn thấy bản thân muốn chỉ trích, mắng mỏ nhân viên khi họ phạm một sai lầm hoặc khi họ làm việc kém hiệu quả, hãy dừng lại một phút trước khi giải quyết vấn đề này. Tờ thời báo Psychology đã khuyến cáo rằng nếu bạn muốn ngay lập tức khiển trách nhân viên khi phát hiện lỗi sai thì điều đó chỉ có nghĩa là bạn muốn thỏa mãn cơn tức giận chứ không phải là đang muốn giúp họ cải thiện hiệu quả làm việc.

Kim Scott đã đưa ra một mô hình phát triển hữu dụng có thể giúp bạn tránh xa sự khắc nghiệt trong quản lý, đó là hãy đưa ra nhận xét một cách trực tiếp và thành thực nhưng phải dựa trên sự tin tưởng nhân viên, xem xét quá trình làm việc và phát triển của họ. Lần tiếp theo nếu bạn muốn đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng, hãy viết cho mình một bản kế hoạch trước khi nói chuyện với nhân viên. Hãy thành thật khi chia sẻ về những gì họ cần sửa đổi nhưng hãy khen ngợi họ một chút về những gì họ đã đạt được và đưa ra vài chỉ dẫn cho sự cải thiện. Khi ấy nhân viên của bạn chắc chắn sẽ trân trọng những nhận xét đó chứ không giữ tư thế phòng thủ nữa.

03. Tạo động lực cho người khác

Quản trị nhân sự cũng có nghĩa là khuyến khích nhân viên (và cả cấp trên) thay đổi hành vi và điều này cũng đòi hỏi bạn phải biết cách tạo động lực cho người khác nữa.

Ngay cả những nhân viên trung thành nhất cũng chẳng hề muốn thực hiện một cách mù quáng tất cả những gì mà lãnh đạo nói. Thay vào đó, nếu bạn muốn giúp họ tiếp cận vấn đề và phát triển cá nhân cũng như giải quyết các vấn đề của chính họ thì tốt hơn cả là bạn phải biết cách tạo ra những lý lẽ, dẫn chứng các lập luận cho bất kỳ quyết định nào của mình để từ đó thúc đẩy nhân viên của mình làm việc cùng nhau và cùng tiến lên phía trước. Bạn cũng cần phải biết cách tái khẳng định cho nhân viên thấy họ đóng vai trò như thế nào trong tổ chức và họ sẽ làm được gì để tạo ra các thành quả cho công ty.

Thúc đẩy nhân viên là một kỹ năng bắt nguồn từ một nhận thức sâu sắc về cảm xúc của bạn và cảm xúc của nhân viên và cũng từ khả năng diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu. Động lực đòi hỏi cả hai điều này: Cảm xúc nhưng không được có lý trí thì sẽ là thao túng và lý trí mà không có cảm xúc thì cũng dễ bị phớt lờ. 

Thay vào đó, bạn cần có khả năng khai thác những gì khiến mọi người ghi nhận và trình bày quyết định của bạn theo cách họ thấu hiểu nhất. Với những người là cấp dưới, điều này có nghĩa là đóng khung một dự án để phát triển sự nghiệp. Với những người là cấp trên, điều này có nghĩa là giải thích nhu cầu thuê mới dựa trên những điều kiện về lợi nhuận lâu dài.

04. Khen ngợi đúng lúc

Hãy biết chọn đúng thời điểm và cách thức để khen ngợi nhân viên. Điều này còn quan trọng hơn là hét lên: “Làm tốt lắm” đối với nhân viên trong một buổi họp có đông đủ ban bệ. Hãy bắt đầu bằng cách theo sát tiến độ làm việc của nhân viên, dĩ nhiên là bạn không cần phải biết một cách chi tiết là mỗi giờ mỗi phút thì nhân viên này làm điều gì, chỉ cần biết họ đang thực hiện dự án nào, họ đang làm việc với ai hoặc họ có thêm sáng kiến gì, họ dành thời gian vào đâu.. Để làm được điều này bạn cũng sẽ có những công cụ khác nhau như yêu cầu nhân viên báo cáo trực tiếp hoặc sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng.

Sau đó, đã đến lúc phải cho nhân viên thấy họ được nhìn nhận và đánh giá vì những đóng góp của họ cho tổ chức. Chìa khóa ở đây là phải hiểu tính cách của mỗi nhân viên. Ai là người muốn được kín đáo khen ngợi? Ai là người muốn được biểu dương trước toàn thể công ty? Biết rõ nhân viên và tính cách của họ thực sự rất quan trọng và điều này còn khiến nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc. Tuy thế, cũng đừng sợ “phải” khen một đội nhóm ở trước công ty khi họ xứng đáng có được sự biểu dương đó. Chỉ cần nhớ là đừng đặt nhân viên của mình vào tình huống khó xử là được nhé.

05. Phân công công việc

Phân chia công việc không phải chỉ là quản lý trên giấy mà còn là cách nhìn nhận con người và quá trình làm việc của họ. Vai trò của mỗi cá nhân là gì? Điều gì khiến họ thích thú nhất khi làm việc? Họ cần học hỏi và cải thiện các kỹ năng gì? Chìa khóa để trở thành một nhà quản trị nhân lực tài năng đó chính là biết cách giao đúng việc cho đúng người và vào đúng lúc họ sẵn sàng. Khi bạn có một bức tranh toàn cảnh về mỗi cá nhân, vai trò của họ và khả năng của họ thì việc phân phối công việc sẽ dễ dàng và rõ ràng hơn.

Tuy thế, bạn cần lưu ý một việc là phải phân phối công việc một cách khách quan, bình đẳng. Bạn muốn nhận được các báo cáo trực tiếp và mọi người đều nỗ lực ư? Nếu bạn dựa quá nhiều vào những người đã từng có thành tích tốt thì họ sẽ cảm thấy bị kiệt sức còn những khác cũng sẽ cảm thấy họ bị bỏ qua và không được trân trọng.

Hãy sử dụng khả năng động viên để giúp nhân viên của mình cảm thấy hào hứng về công việc và không cảm thấy áp lực khi triển khai các dự án. Hãy giải thích lý do tại sao bạn ủy nhiệm công việc theo cách đó, đặc biệt là với những nhiệm vụ quan trọng thì nên nắm vững những thông tin quan trọng và nhắc nhở nhân sự của mình rằng bạn phân chia công việc cho họ là có lý do chứ không ủy quyền theo cảm tính.

Tri thức là sức mạnh!

Bạn càng biết nhiều về phong cách quản lý của mình và phong cách làm việc của nhân viên thì bạn càng quản trị tốt và hoàn thành vai trò của một lãnh đạo. Những kỹ năng này sẽ thu hút hầu hết những người bên dưới họ, tăng cường sự tham gia và gia tăng năng suất lao động. Và dù bạn có ở đâu trong hành trình quản lý thì cũng hãy nhớ là kỹ năng quản lý có thể được học, luyện tập và trở nên thành thạo! 

Bài viết dịch từ lattice.com